1. Целевая аудитория: им действительно это нужно?

Является ли идея вашего мероприятия уникальной? Серьезно, делал ли до вас кто-нибудь подобное? Прежде чем тратить время и энергию на креатив, проанализируйте рынок событий и сделайте то, чего еще действительно никто не делал.

2. Тайминг: когда провести мероприятие?

Проверьте календарь. Изучите повестку планируемого месяца/недели/дня. Не предстоят ли праздники, политические события? Или подстройтесь под важную дату для вашей целевой аудитории.

3. Тип мероприятия

Форумы или конференции? Выставочный проект? Фестиваль или городское мероприятие? Презентация или лонч? Модный показ или социальный проект? Типов мероприятия много. Важно определиться, что «зайдет» у аудитории в каждом конкретном случае.

4. Справочник

Контакты заказчика и всех подрядчиков должны быть под рукой. А еще расписание события.

5. Перерывы

Не зарывайтесь с головой в планирование. Важно время от времени делать перерывы и постараться забыть, что вы – организатор. Посмотрите на мероприятие глазами аудитории – спикеров, гостей, службы безопасности.

6. Контроль

Точность дизайна, размещения стендов, удобство передвижения. Список может множиться с геометрической прогрессией и составлять сотню пунктов. Важно ничего не забыть.

7. Распределение задач

А чтобы ничего не забыть, нужно распределять ответственность внутри команды. Кто ведет кейтеринг? Кто – дизайнеров? А кто 24/7 общается с заказчиком и предает пожелания проектной группе?

8. Обратная связь

Когда мероприятие прошло, обсудите и зафиксируйте всё то, что не удалось. Даже мелочи.  Проанализируйте почему и учитывайте при планировании следующих событий.

Это лишь часть тех тысячи дел, которые выполняет любое event-агентство. Кстати, услуги по организации мероприятий – это еще и продвижение события. Но это уже совсем другая история.