Компания The Business Backer, выпустила девятиступенчатую интсрукцию, которая поможет превратить непродуктивные встречи в ключевые двигатели эффективности.

1. Начните с рассмотрения повестки дня

Используйте первый пункт для внесения необходимых изменений в повестку дня.

Почему это работает?

Если необходимо будет включить какие-то моменты, то более эффективно начать с перераспределения времени или выявления наименее важных тем, которые могут подождать.

2. Укажите желаемые результаты

Включите раздел "цель" для каждого пункта, с коротким описание того, что должно быть выполнено (например: принятие решения, обновление статуса и т.п.)

Почему это работает?

Это поможет избежать недопониманий и фокусироваться на дискуссии.

3. Укажите реалистичное время

Учитывайте количество людей и сложность проблемы, чтобы выделить достаточное время для обсуждения каждого пункта повестки дня.

Почему это работает?

Это гарантирует, что некоторые темы не займут время, выделенное на обсуждения остальных пунктов.

4. Прописывайте задачи

Будьте конкретны при постановке задач: вместо «согласовать показатели» пишите «согласовать показатели по проекту Х».

Почему это работает?

Все понимают, в каком направлении должна идти дискуссия, что облегчает подготовку и позволяет придерживаться плана.

5. Выберите ответственного за каждый пункт

Выберите, кто отвечает за обсуждение конкретного пункта.

Почему это работает?

Человек заранее знает, за что он отвечает и может более основательно подготовиться.

6. Расставьте приоритеты

Разделите темы на «существенные» и «дополнительные», но не забудьте включить все незатронутые темы в «существенные» перед следующим совещанием.

Почему это работает?

Вы можете легко определить приоритетные вопросы и избежать обсуждение незначимых тем.

7. Формулируйте вопросы

Пропишите тематические заголовки как вопросы, чтобы четко сформулировать цели встречи.

Почему это работает?

Это помогает направить совещание на решение проблем, а не на обсуждение.

8. Будьте лаконичны

Пропишите задачи и другую информацию короткими предложениями и разбейте их по пунктам.

Почему это работает?

Повестка дня, которая быстро читается, скорее всего, будет рассмотрена всеми участниками заранее.

9. Проанализируйте плюсы и минусы

Завершите совещание оценкой того, что прошло хорошо, а что можно улучшить.

Почему это работает?

Это помогает еще лучше упорядочить результаты встреч; позволяет коллегам определять повестку дня, что делает успешную встречу частью их собственного удовлетворения работой.

 

Реализация даже нескольких из этих советов поможет преобразить непродуктивные встречи в рычаги эффективности. Они не просто станут более структурированными и целенаправленными, но вы и ваши коллеги можете даже начать с нетерпением ждать их!