Замкнутый цикл работ в event-менеджменте – залог успеха организации мероприятий. Получение обратной связи от гостей и участников мероприятия, а также от заказчиков, – возможность для оптимизации и совершенствования в будущем. Консалтинговая группа «Полилог» хотела бы поделиться аргументами, почему обратная связь так важна, а также описать механику ее получения.
Самым частым заблуждением является то, что обратную связь нужно получать непосредственно после самого мероприятия. Мы уверены, что каждое мероприятие – это своеобразный полилог между его участниками, организаторами и заказчиком. Обратная связь – один из инструментов для коммуникации. Наиболее эффективным будет организация работы каналов обратной связи до, во время и по итогам мероприятия.
Получение обратной связи до мероприятия
Обратная связь на этапе пригласительной кампании дает возможность вовлечь приглашенных участников в мероприятие еще до его начала. Это повышает интерес, закрепляет статус будущих гостей, а также позволяет увидеть возможности для оптимизации пригласительной кампании и корректировки контента мероприятия в соответствии с ожиданиями или преференциями опрошенных. Однако обратная связь до мероприятия может быть лишь подспорьем стратегической организации мероприятия, но никак не драйвером его разработки. Примером канала обратной связи может быть вложенная в пригласительное письмо анкета.
Обратная связь во время мероприятия
Получение обратной связи на этапе реализации мероприятия позволяет держать организатору руку на пульсе. Использование каналов моментальной обратной связи – залог правильного антикризисного управления, которое в свою очередь предотвращает негатив. Как же учесть пожелания участников оперативно? Мы предлагаем следующие каналы оперативной обратной связи: смс-сообщения на номер, выделенный под обратную связь, специальный ящик электронной почты, станции обратной связи на стойках информации. Интересным решением является размещение QR-кодов, с помощью которых можно отправить ответственным за организацию сотрудникам моментальное сообщение на почту с пометкой «важно».
Получение обратной связи по итогам мероприятия
Самый важный момент – не затягивать. Сбор обратной связи должен занять от одного до двух дней. Важным источником обратной связи по итогам являются не только участники мероприятия и его заказчик, но и ваши коллеги. Всегда нужно акцентировать свое внимание на элементах, которые могли бы быть лучше организованы, на решениях, которые в будущем смогут улучшить стратегию организации и повысить статус мероприятия.