Ресурса человеческого мозга не хватает, чтобы запомнить и обработать чудовищный объем информации, который оказывается в голове человека, занимающегося организацией мероприятий. Основным подспорьем в подготовке и реализации проектов служат информационные технологии. Разумеется, можно ограничиться стандартным набором функций в Excel, однако мы знакомы с рядом других удобных инструментов для управления проектами и хотели бы ими поделиться.
Организаторы мероприятий напоминают художников. Их отличает умение соединять отдельные фрагменты в единую картину. Художник не может воплощать идеи в жизнь без кисти, палитры и мольберта. Аналогично не бывает организации мероприятий без соответствующих инструментов. PR-агентство «Полилог» предлагает Вашему вниманию свой шорт-лист наиболее удобных инструментов для организации мероприятий. В наш список мы включили бесплатные сервисы, сервисы с ограниченным бесплатным функционалом, а также сервисы с длительным периодом бесплатного пользования.
Google Диск — это 15 Гб бесплатного хранилища для Ваших файлов. Все знают эту единую платформу для хранения и обмена фотографиями, видеозаписями, текстовыми документами, презентациями и таблицами. Файлы на диске можно открывать со смартфона, планшета или компьютера, а функция совместного доступа позволяет другим пользователям просматривать, редактировать и скачивать документы.
Asana — интегрированный таск-менеджер по управлению проектами для команд любого размера. Asana позволяет вести проектную деятельность без использования электронной почты. Каждая команда имеет возможность организовать для себя удобное рабочее пространство, включающее в себя множество проектов. Это не просто список задач, а комплексная система мелких инструментов, заменяющих почти любое приложение по управлению задачами, взаимоотношениями с клиентами, проектами и многое другое.
Если Вы привыкли вести проекты по схеме «to do — in process — done», то Вам отлично подойдет сервис Trello. По сути, Trello — приложение для мониторинга статуса задач. Карточки задач поддерживают комментарии, вложения, сроки выполнения и контрольные списки. Удобный интерфейс и простота в использовании делают Trello удобным таск-менеджером.
Ведущая в мире платформа по управлению и автоматизации совместной работы особенно придется по душе любителям Excel. Пользователям предлагается максимальная гибкость в управлении проектной логикой с помощью привычного и простого в использовании интерфейса электронной таблицы.
Корпоративный мессенджер, собирающий в одном окне обсуждения в общих темах, приватных группах и личных сообщениях. Slack поддерживает интеграцию с рядом сторонних сервисов как DropBox, Google Drive, GitHub, Google Docs, Twitter, Trello, Jira и др. Платформа способна полностью заменить внутрикорпоративную почту.
Учет гостей и рассадка — головная боль для любого мероприятия. Бесплатная платформа Allseated позволяет проектной команде совместно организовать мероприятие: создать план помещения, спроектировать рассадку, сделать визуализацию, управлять списками гостей, назначить ведущего и кейтеринг.
Платформа, предлагающая элементарный алгоритм создания HTML, контактных, e-mail и любых веб-форм для регистрации гостей на мероприятие. 123ContactForm интегрирован с другими веб-сервисами (как Google Drive), что позволяет автоматизировать процессы сбора данных. Есть возможность интегрировать один или несколько платежных процессоров (PayPal, Authorize.Net, stripe) с формой 123ContactForm для оплаты посещения мероприятия.
Удобный сервис для проведения пригласительной кампании. Платформу отличает простотой интерфейс для создания и дизайн пригласительных. Интеграция с Twitter и другими социальными сетями позволяет обеспечить продвижение мероприятия, которое легко добавляется в пользовательские календари iCal, Google или Outlook.
При условии бесплатного участия в мероприятии, данный сервис служит бесплатным инструментом для рассылки персонализированных приглашений, онлайн-регистрации участников, создания бейджей. За небольшую комиссию платформа предлагает интеграцию с платежными системами для оплаты посещения мероприятия. Сервис Eventleaf универсален и подходит как для мастер-классов и семинаров, так и для масштабных конференций и выставок.
Бесплатный онлайн-инструмент для организации мероприятий. Для бесплатных мероприятий использование Eventbrite ничего не стоит. При продаже билетов с организатора взимается небольшая комиссия. Сервис позволяет спланировать мероприятие, время и место проведения, а также зарегистрировать участников.
А какие сервисы Вы находите удобными для организации мероприятий?
По материалам: Habrahabr, Whova, Tweet Wall, Capterra Blog